Usprawniamy pracę urzędów marszałkowskich, gmin i innych instytucji. Łączymy zarządzanie projektami, obieg dokumentów i obsługę spraw w indywidualnym systemie. Bazy danych uruchamiamy na serwerach instytucji lub należącym do niej koncie hostingowym.
Poznaj model wdrożeniaDla każdej instytucji przygotowujemy osobne wdrożenie, dopasowane do jej struktury, procedur i codziennych zadań. Nie przechowujemy jej baz danych i dokumentów na serwerach ConnWave. Konfigurację środowiska oraz zasady dostępu uzgadniamy z zespołem IT i osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo informacji.
Indywidualne wdrożenie
Instytucja korzysta ze środowiska ConnWave, ale zachowuje własne miejsce przechowywania danych i kontrolę nad dostępem.
Sprawdź, co możemy usprawnić
Case study
Wiele wydziałów. Wspólny obraz projektów.
Zamiast zbierać aktualizacje w kolejnych e-mailach, koordynator może prowadzić harmonogramy, zadania i wskaźniki w jednym panelu. Wydziały uzupełniają postęp w swoich zakresach, a system przypomina o terminach i przygotowuje zestawienia do weryfikacji. To mniej ręcznego łączenia danych i szybszy przegląd sytuacji w projektach.
Scenariusz: zarządzanie projektami
Sprawa trafia do właściwej osoby.
Formularz pomaga mieszkańcowi przygotować zgłoszenie, a system może skierować je do właściwego referatu i wskazać brakujące załączniki. Uprawniony pracownik widzi historię sprawy, termin i kolejny krok. Mieszkaniec otrzymuje czytelne informacje, a zespół nie musi odtwarzać ustaleń z kilku skrzynek e-mail.
Scenariusz: obsługa mieszkańców
Dokument ma swoją ścieżkę i opiekuna.
Dokument wymagający konsultacji kilku wydziałów może przechodzić przez ustaloną ścieżkę opiniowania i akceptacji. System pilnuje kolejności, przypomina o oczekujących zadaniach i wskazuje aktualną wersję. Pracownik szybciej ustala, na jakim etapie jest dokument, a zatwierdzenie pozostaje po stronie uprawnionej osoby.
Scenariusz: obieg dokumentów
Zapisy, rezerwacje i zespół w jednym planie.
Zapisy na zajęcia, rezerwacje sal i zadania organizacyjne można połączyć we wspólnym środowisku. Potwierdzenia i przypomnienia wysyłają się według ustalonych reguł, a koordynator widzi dostępność zasobów. AI może pomóc przygotować opisy wydarzeń na podstawie zatwierdzonych materiałów, bez dostępu do danych uczestników.
Scenariusz: organizacja usług i wydarzeń
Od harmonogramu do sprawozdania.
Instytucja i jej partnerzy mogą prowadzić zadania, terminy, wskaźniki i dokumentację projektu w jednym miejscu, z odrębnymi uprawnieniami. System zbiera uzgodnione dane do zestawień i przypomina o brakujących materiałach. Koordynator ma mniej ręcznego przepisywania przy sprawozdaniu, które sprawdza i zatwierdza zespół.
Scenariusz: współpraca i raportowanie
Bezpieczeństwo danych od początku
Bezpieczeństwo uwzględniamy w projekcie całego środowiska: od miejsca przechowywania informacji, przez uprawnienia pracowników, po działanie integracji i AI. Instytucja określa, które zasoby udostępnia i do jakich zadań.
Bazy uruchamiamy na serwerach instytucji lub należącym do niej koncie hostingowym. Przechowywanie dokumentów i kopii zapasowych również planujemy w infrastrukturze pozostającej pod jej kontrolą. Dane systemu nie są przechowywane na serwerach ConnWave.
Projektujemy uprawnienia do spraw, dokumentów i modułów oraz rejestrowanie istotnych działań. Dostęp pracownika wynika z jego obowiązków. Ewentualny dostęp serwisowy ConnWave uzgadniamy z instytucją i ograniczamy do zakresu potrzebnego do wykonania zadania.
Oddzielamy zadania AI od operacji wymagających danych wrażliwych. Asystent pracuje na zatwierdzonych zasobach, a czynności z danymi wyłączonymi z jego dostępu obsługują reguły i integracje w środowisku instytucji. Nie przekazują one tych danych do modelu AI.
Ustalamy zasady wykonywania i odtwarzania kopii zapasowych, eksportu danych oraz działania w razie niedostępności integracji. Przekazujemy dokumentację i określamy odpowiedzialność za utrzymanie, aby instytucja wiedziała, jak korzystać z systemu i dalej go rozwijać.
Dla pracowników i mieszkańców
Od potrzeb do codziennej pracy
Możemy zacząć od jednego procesu i stopniowo rozszerzać środowisko. Wspólnie ustalamy zakres, przygotowujemy narzędzia, szkolimy pracowników i wspieramy ich po uruchomieniu.
Rozmawiamy z pracownikami, kierownikami i zespołem IT. Sprawdzamy, które zadania zajmują najwięcej czasu, jak krążą dokumenty i gdzie powstają opóźnienia. Ustalamy priorytety, wymagania, harmonogram oraz sposób oceny efektów.
Łączymy zadania, terminy, odpowiedzialności i dokumentację. Projektujemy ścieżki akceptacji, formularze, powiadomienia oraz widoki postępu prac. Pracownik ma wiedzieć, co zrobić, do kiedy i gdzie znaleźć potrzebne informacje.
Automatyzujemy przekazywanie zadań, przypomnienia i przygotowanie zestawień. AI może wyszukiwać wiedzę w dopuszczonych zasobach, przygotowywać robocze treści i uruchamiać dozwolone działania. Zakres dostępu oraz czynności wymagające zatwierdzenia określa instytucja.
Budujemy dedykowane rejestry, panele projektowe, intranety, formularze i raporty. Dopasowujemy je do procedur, struktury organizacyjnej i potrzeb pracowników. Możliwości połączenia z obecnymi systemami sprawdzamy przed ustaleniem zakresu integracji.
Szkolimy użytkowników, koordynatorów i administratorów odpowiednio do ich ról. Pracujemy na scenariuszach z codziennych obowiązków, przekazujemy instrukcje i pomagamy przy pierwszych zadaniach. Uruchomienie planujemy etapami, z testami i udziałem zespołu.
Pomagamy rozwiązywać problemy po wdrożeniu, dopracowujemy procesy i rozwijamy kolejne narzędzia. Wsparcie techniczne łączymy z pomocą osób znających obszar działania instytucji. Zakres opieki oraz zasady zgłaszania potrzeb ustalamy w ramach współpracy.
Zacznijmy od jednego procesu
Szkolenie jest częścią wdrożenia
Pracownicy uczestniczą w projektowaniu rozwiązania, testują je na swoich zadaniach i uczą się obsługi przed uruchomieniem. Wyznaczamy wspólnie osoby odpowiedzialne za procesy, przygotowujemy instrukcje i pomagamy uporządkować codzienną pracę w nowym środowisku.
Łączymy wsparcie technologiczne z merytoryczną pomocą osób znających realia administracji i danej branży. Towarzyszymy instytucji od określenia potrzeb i przygotowania projektu po wdrożenie, pierwsze tygodnie pracy i dalszy rozwój. Celem jest samodzielny zespół, który ma do kogo zwrócić się po pomoc.
Współpraca i finansowanie
Przygotowanie dedykowanych narzędzi możemy ująć w uzgodnionej opłacie miesięcznej, planie rocznym lub rozliczeniu projektu prowadzonego przez instytucję. Model współpracy dopasowujemy do zakresu prac, budżetu i harmonogramu.
Przed rozpoczęciem określamy, co obejmuje wybrany model: przygotowanie systemu, uruchomienie, szkolenia, opiekę i dalszy rozwój. Wskazujemy również ewentualne dodatkowe koszty infrastruktury i usług zewnętrznych. Instytucja zna zakres zobowiązań oraz zasady rozliczeń, zanim rozpocznie wdrożenie.
Pomagamy przygotować opis potrzeb, zakres rzeczowy, harmonogram i budżet przedsięwzięcia. Wspieramy także rozpoznanie możliwości pozyskania środków oraz przygotowanie materiałów merytorycznych. Możliwość ujęcia wydatków w projekcie sprawdzamy dla konkretnego naboru i zasad finansowania, bez obietnicy uzyskania dofinansowania.
Bazy danych uruchamiamy na serwerach instytucji lub na należącym do niej koncie hostingowym. Dokumenty i kopie zapasowe również uwzględniamy w uzgodnionej infrastrukturze. Dane przetwarzane w tym systemie nie są przechowywane na serwerach ConnWave. Dostarczamy środowisko, narzędzia i wsparcie, a nie wspólne miejsce składowania danych instytucji.
Nie. Instytucja określa, które zasoby AI może odczytywać i jakie działania może wykonywać. Możemy połączyć asystenta z dopuszczonymi bazami wiedzy, modułami i procesami, ale nie oznacza to dostępu do wszystkich dokumentów. Dane wrażliwe wyłączamy z jego zakresu, a wybrane operacje wymagają zatwierdzenia przez pracownika.
Własna baza danych nie oznacza automatycznie, że każda integracja działa lokalnie. Przed podłączeniem zewnętrznego modelu uzgadniamy, jakie treści wolno mu przekazać i gdzie będą przetwarzane. Dane wrażliwe wyłączamy z tego przepływu. Jeżeli nie można bezpiecznie oddzielić treści, dany proces projektujemy bez udziału AI.
Tak. Przekazywanie spraw, pilnowanie terminów, powiadomienia i przygotowanie zestawień mogą działać według reguł w środowisku instytucji, bez udziału modelu AI. Asystent może osobno pracować na zatwierdzonych procedurach lub materiałach publicznych. Oddzielamy te zadania tak, aby dane wyłączone z dostępu nie trafiały do modelu także w odpowiedziach integracji.
Nie zakładamy tego na starcie. Sprawdzamy dostępne integracje, eksport danych i sposób działania używanych narzędzi. Nowe środowisko może uzupełniać obecne rozwiązania o brakujące funkcje. Zakres połączeń ustalamy po analizie technicznej, a zmiany planujemy z zespołem instytucji.
Tak. Każde wdrożenie projektujemy dla konkretnej instytucji. Uzgadniamy formularze, role, ścieżki akceptacji, rejestry i raporty, zamiast wymagać dopasowania całej organizacji do jednego gotowego schematu. Zaczynamy od najważniejszych potrzeb i określamy zasady dalszego rozwoju.
Zapewniamy pełne przeszkolenie w zakresie wdrażanych narzędzi, dostosowane do ról użytkowników. Przekazujemy materiały, wspieramy pierwsze zadania i pomagamy rozwiązywać problemy. Opieka może obejmować konsultacje techniczne, wsparcie merytoryczne i rozwój systemu. Jej zakres oraz zasady kontaktu ustalamy przed wdrożeniem.
Tak. Oferujemy model miesięczny, plany roczne oraz rozliczenia w ramach projektów prowadzonych przez instytucję. W uzgodnionym zakresie mogą obejmować tworzenie dedykowanych narzędzi, uruchomienie, szkolenia i opiekę. Sposób rozliczenia dopasowujemy do budżetu i zasad instytucji, a przy projektach także do warunków ich finansowania.
Tak. Wspieramy opisanie potrzeb, zaplanowanie działań, kosztów i harmonogramu oraz przygotowanie materiałów merytorycznych. Pomagamy rozpoznać możliwości finansowania i wymagania konkretnego naboru. Nie gwarantujemy przyznania środków. Zakres pomocy ustalamy zależnie od projektu i potrzeb instytucji.
Zaplanujmy pierwszy krok
Zostaw e-mail lub zadzwoń. Omówimy codzienne zadania, wymagania dotyczące danych i możliwości wdrożenia. Na pierwszą rozmowę nie potrzebujesz gotowej specyfikacji ani dokumentów zawierających dane mieszkańców.
Wolisz porozmawiać?
691 560 590Podany adres e-mail wykorzystamy, aby skontaktować się z Tobą w celu odpowiedzi na Twoje zgłoszenie.